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Investire in Cina
Ufficio di rappresentanza
Aprire un ufficio di rappresentanza in Cina
Il primo passo per un "radicamento" nel mercato cinese (cioè un'operazione più "duratura", non limitata a semplici accordi di licenza, di agenzia o ad operazioni di compravendita, import-export) è solitamente l'apertura di un Representative Office (ufficio di rappresentanza).
L'ufficio di rappresentanza (RO) è un ufficio aperto nella Repubblica Popolare Cinese da parte di un'impresa straniera per instaurare, per conto della casa madre, rapporti con imprese o clienti cinesi.
Il RO è uno strumento per monitorare il mercato, creare relazioni con possibili clienti e/o fornitori, dare una base stabile al proprio personale inviato o reclutato in loco. Successivamente, il RO si può sviluppare in un centro di coordinamento per le attività nell'area (in Cina o in Asia, più in generale).
L'ufficio di rappresentanza può avere dipendenti (da assumersi attraverso apposite "agenzie") e può svolgere attività di liaison tra la casa madre e i potenziali clienti; l’ufficio può pubblicare cataloghi e brochure e organizzare attività di promozione per i prodotti della casa madre. E’ inoltre generalmente consentito agli uffici esercitare funzioni di controllo sull’attività della casa madre nella PRC (es. investimenti, trasferimenti di tecnologia, ecc.) ovvero di preparazione alle stesse (negoziazioni, indagini di mercato, partecipazione a fiere di settore, ecc.).
Per quanto riguardo lo svolgimento di attività commerciali dirette, in seguito alla riforma del marzo 2003, è necessario effettuare una distinzione fra due categorie di uffici:
- Uffici di Rappresentanza autorizzati a svolgere attività commerciali dirette:
A partire dal luglio 2003, gli uffici di rappresentanza di società che forniscono servizi di consulenza di tipo legale, di "auditing", contabile o fiscale ed altri servizi per conto della casa madre, nonché uffici di banche, assicurazioni e società di trasporto, sono considerati come delle vere e proprie "branch" della casa madre, quindi come dei centri generatori di profitti. Di conseguenza, tali uffici sono autorizzati a fatturare, concludere contratti in nome proprio ricevere pagamenti.
- Uffici di Rappresentanza non autorizzati a svolgere attività commerciali dirette:
Fanno parte di questa categoria tutte le altre tipologie di ufficio di Rappresentanza, ed in particolare uffici che forniscano servizi di agenzia oppure uffici di manufactures. Tali RO non possono svolgere attività commerciali dirette ("profit-making activities" o "business activities"), di conseguenza non possono fatturare né concludere contratti in nome proprio e neppure ricevere pagamenti; la fatturazione relativa all’attività di vendita o fornitura servizi svolte per il tramite dell’ufficio di rappresentanza giunge perciò (formalmente) direttamente ed unicamente dalla casa madre al cliente cinese.
Un altro aspetto limitante è l’impossibilità per l’ufficio di rappresentanza di svolgere le procedure di importazione per i beni da vendersi in Cina, per cui il cliente cinese dovrà trovare i canali (gli intermediari) per importare le merci propostegli dall’ufficio di rappresentanza.
Le procedure per l'apertura di un ufficio di rappresentanza sono piuttosto semplici e di facile esperimento e devono essere condotte attraverso una società "sponsor". Dal momento della predisposizione della documentazione necessaria all’apertura a quello dell’ottenimento di tutti i permessi e autorizzazioni governative, di regola, non passano più di un paio di mesi.
La procedura prevede (a) l’autorizzazione da parte del MOFCOM - Ministry of Commerce (salvo settori specifici, ad esempio banche, studi legali, revisori, telecomunicazioni per cui l’approvazione è demandata al Ministero competente), (b) la registrazione con il SAIC - State Administration for Industry and Commerce e (c) una serie di ulteriori adempimenti registrazioni.
L'elenco dei documenti richiesti di norma comprende:
- domanda di registrazione (originale)
- atto notarile di costituzione della società (copia);
- certificato di registrazione presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato (originale);
- dichiarazione (originale) del Consiglio di Amministrazione della società che approva l’apertura di un Ufficio di Rappresentanza nella Repubblica Popolare Cinese e precisamente nel luogo prescelto (Pechino, Shanghai, ecc.); tale dichiarazione deve indicare: (a) il nome dell’ufficio di rappresentanza (contenente sia la dizione "Ufficio di Rappresentanza" sia il nome della città in cui l’ufficio è aperto); (b) il nome e il cognome dei rappresentanti designati; (c) lo scopo e la durata;
- atto di nomina dei Representatives della società da parte del Consiglio di Amministrazione della società straniera (originale);
- presentazione della società straniera (storia e caratteristiche essenziali);
- curriculum vitae del Chief Representative e dell’eventuale Deputy Representative;
- 4 fotografie dei Representatives;
- lettera di presentazione di una Banca non cinese, in cui si conferma la "solvibilità" dell'impresa (originale)
- passaporto dei Representatives (copia)
- contratto di locazione per un immobile ad uso ufficio nella città ove si registra l'ufficio di rappresentanza.
Municipalità o province possono richiedere altri documenti ad integrazione della lista sopra proposta; è bene verificare con l’amministrazione locale competente quali documenti debbano essere prodotti con il deposito della domanda.
Al termine della procedura di costituzione, il RI riceve un "Certificate of Registration" (certificato di incorporazione), ottenuto il quale è necessario completare tutta una serie di registrazioni (all’ufficio tasse, alle dogane, se si intende importare campionari o beni per l’ufficio, ecc.).
L'ufficio è quindi registrato per 1-3 anni. Entro 30 giorni prima della scadenza è necessario presentare una domanda di rinnovo.